Política de Tratamiento de Datos Personales

I. GENERALIDADES

 

La Corporación Serraniagua es una organización ambiental comunitaria cuya misión es la de articular todas las dimensiones del territorio en su ámbito de operación para garantizar la conservación de sus paisajes y ecosistemas en un escenario de desarrollo humano sostenible. El presente documento establece las Políticas de Tratamiento de Datos Personales en adelante la política de la Corporación Serraniagua, actuando como organización ambientalista comunitaria en adelante LA ORGANIZACIÓN, en cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, y en él se describen los mecanismos por medio de los cuales LA ORGANIZACIÓN garantiza un manejo adecuado de los datos personales recolectados en sus bases de datos, con el fin de permitir a los Titulares el ejercicio del derecho de Hábeas Data.

II. DEFINICIONES

Para los efectos de la presente política, se entiende por:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables; La jurisprudencia constitucional ha precisado que las características de los datos personales son las siguientes: 

  1. Estar referido a aspectos exclusivos y propios de una persona natural,

  2. Permitir identificar a la persona, en mayor o menor medida, gracias a la visión de conjunto que se logre con el mismo y con otros datos,

  3. Su propiedad reside exclusivamente en el titular del mismo, situación que no se altera por su obtención por parte de un tercero de manera lícita o ilícita, y

  4. Su tratamiento está sometido a reglas especiales (principios) en lo relativo a su  captación, administración y divulgación.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

III. ALCANCE

 

La política es aplicable a los datos personales registrados en las bases de datos que estén en uso y sean administrados por LA ORGANIZACIÓN en desarrollo de su objeto social, y a aquellos datos obtenidos en virtud de alianzas, convenios, contratos o acuerdos con otras entidades.

IV. MARCO NORMATIVO

 

- Constitución Política de Colombia – Artículo 15 Habeas Data, 20 y 74 sobre acceso a la información

- Ley 1266 de 2008 “Por la cual se dictan las disposiciones generales del Habeas Data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y proveniente de 4 terceros países y se dictan otras disposiciones”

- Ley 1581 2012 “Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”

- Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”

- Decreto 1074 de 2015 que en el Capitulo 25 reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012

V. EL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

 

LA ORGANIZACIÓN es una entidad de derecho privado y sin ánimo de lucro, domiciliada en El Cairo – Valle del Cauca, reconocida mediante personería jurídica número 00300 del 11 de abril de 1997 e inscrita en la Cámara de Comercio de Cartago – Valle del Cauca con NIT 821000884-2 y con los datos de contacto siguiente:

Dirección: Carrera 4 #8-44 – El Cairo – Valle del Cauca, COLOMBIA

Correo electrónico: info@serraniagua.org

Teléfono: (2) 2077388  

VI.  DERECHOS QUE LE ASISTEN COMO TITULAR

 

La Ley 1581 de 2012 establece que los Titulares de los datos personales tendrán los siguientes derechos:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a LA ORGANIZACIÓN. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado

  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a LA ORGANIZACIÓN salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la citada ley

  3. Ser informado por LA ORGANIZACIÓN, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales

  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la citada ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen

  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento LA ORGANIZACIÓN han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución

  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Adicionalmente, el Decreto reglamentario 1377 de 2013 define que LA ORGANIZACIÓN deberá conservar prueba de la autorización otorgada por los Titulares de datos personales para el Tratamiento de los mismos.

VII. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

 

Para LA ORGANIZACIÓN, la privacidad del Titular es un derecho fundamental.

Para el tratamiento de la información se requiere una autorización previa, expresa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

 

LA ORGANIZACIÓN al momento de solicitar al Titular la autorización, le informará de manera clara y expresa lo siguiente:

  1. El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo

  2. Los derechos que le asisten como Titular

  3. La identificación, dirección física o electrónica y teléfono de LA ORGANIZACIÓN.

VIII. AVISO DE PRIVACIDAD

 

En los casos en los que no sea posible poner a disposición del Titular las políticas de tratamiento de la información, LA ORGANIZACIÓN deberá informar por medio de un aviso de privacidad al titular sobre la existencia de tal política y la forma de acceder a la misma, de manera oportuna y en todo caso a más tardar al momento de la recolección de los datos personales.

El aviso de privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:

  1. Nombre o razón social y datos de contacto de LA ORGANIZACIÓN

  2. El Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo

  3. Los derechos que le asisten al Titular

  4. Los mecanismos dispuestos por LA ORGANIZACIÓN para que el Titular conozca la política de Tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el Aviso de Privacidad correspondiente. En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la política de Tratamiento de información.

No obstante lo anterior, cuando se recolecten datos personales sensibles, el aviso de privacidad deberá señalar expresamente el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que versen sobre este tipo de datos.

En todo caso, la divulgación del Aviso de Privacidad no eximirá a LA ORGANIZACIÓN de dar a conocer a los titulares la política de tratamiento de la información, de conformidad con lo establecido en este decreto.

IX. TRATAMIENTO

 

El Tratamiento de los datos personales de los asociados, vinculados, visitantes, estudiantes, empleados, contratistas, o de cualquier persona con la cual LA ORGANIZACIÓN tuviere establecida o estableciera una relación, permanente u ocasional, lo realizará LA ORGANIZACIÓN en el marco legal de su objeto social y serán todos los necesarios para el cumplimiento de la misión institucional.

En todo caso, los datos personales podrán ser recolectados y tratados para:

  1. Desarrollar la misión de LA ORGANIZACIÓN conforme a sus estatutos

  2. Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a ex empleados, empleados actuales y candidatos a futuro empleo

  3. Realizar encuestas relacionadas con los servicios o bienes de LA ORGANIZACIÓN

  4. Desarrollar proyectos conforme a sus estatutos

  5. Fomentar la investigación en todos los campos incluyendo el científico

  6. Cumplir todos sus compromisos contractuales.

X.     CONFIDENCIALIDAD

 

LA ORGANIZACIÓN y todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos de carácter personal, tienen la obligación profesional de guardar y mantener la reserva de tales datos, salvo las excepciones legales. Esta obligación subsiste aún después de finalizada la relación que dio origen a la recolección y tratamiento del dato.

XI. GRABACIONES, FILMACIONES Y COMUNICACIONES

 

LA ORGANIZACIÓN como parte de su estrategia de comunicación tiene a disposición de sus asociados, vinculados, donantes, visitantes o demás personas relacionadas la página web de la entidad y diversas formas de comunicación, como lo son comunicaciones escritas, contacto telefónico, presentación de boletines, material publicitario, videos institucionales, grabaciones audiovisuales, comunicados. En unas y otras podrán ser publicadas imágenes, referencias, artículos o comunicaciones de los asociados, vinculados, o demás personas relacionadas a LA ORGANIZACIÓN. Tal información y datos de ninguna manera serán utilizados o compartidos con terceros para fines comerciales o actividades diferentes a las definidas en los estatutos de LA ORGANIZACIÓN.

LA ORGANIZACIÓN se compromete a revisar cuidadosamente la información que será publicada de cualquier forma, de tal manera que de ninguna forma se atente contra la dignidad, intimidad o buen nombre de alguna de las personas que podrán aparecer en sus comunicaciones. La entrega de información por parte de los titulares en cualquier forma, no trasmite a la entidad la propiedad intelectual o los derechos morales sobre la misma. Los derechos de propiedad intelectual seguirán siendo del titular.

Igualmente, la cesión de derechos de imágenes, fotografías o videos captadas y/o filmadas en el ámbito de la relación con LA ORGANIZACIÓN, y en general los demás datos personales compartidos, a través de cualquier medio de difusión y comunicación no trae consigo derechos de recibir compensación ni reconocimiento alguno de cualquier tipo, puesto que la autorización y cesión de derechos se efectúan de forma gratuita.

XII. DEBERES DE LA ORGANIZACIÓN COMO RESPONSABLE Y ENCARGADA DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES 

 

LA ORGANIZACIÓN deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data

  2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular

  3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada

  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento

  5. Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible

  6. Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada

  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento

  8. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular

  9. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley

  10. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos

  11. Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular

  12. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos

  13. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares

  14. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

XIII. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD

 

Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, LA ORGANIZACIÓN adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

XIV. INFORMACIÓN GENERAL Y ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

 

Los Titulares podrán formular sus peticiones, consultas y reclamos, con el fin de conocer, actualizar, rectificar, suprimir el dato y revocar la autorización, en los siguientes canales de atención:

Por correo electrónico: info@serraniagua.org

Por escrito:

CORPORACIÓN SERRANIAGUA

Carrera 4 #8-44

EL CAIRO – VALLE DEL CAUCA

Por teléfono: (2) 207 7388 – Cel. 313 6222 258

El responsable legal de LA ORGANIZACIÓN es el responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos presentada por los titulares de la información.

XV. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS, PETICIONES DE RECTIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS

         i. Consultas:

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en LA ORGANIZACIÓN quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales LA ORGANIZACIÓN garantiza:

  1. Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes

  2. Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, los cuales deberán ser informados en el aviso de privacidad

  3. En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo

  4. Las consultas podrán formularse al correo.

      

ii. Reclamos

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante LA ORGANIZACIÓN, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

  1. El reclamo del Titular se formulará mediante solicitud dirigida a la ORGANIZACIÓN al correo electrónico info@serraniagua.org o mediante comunicación escrita dirigida a la Corporación Serraniagua, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado;

  2. Una vez recibido el reclamo completo, éste se catalogará con la etiqueta "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido;

  3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

    

iii. Petición de actualización y/o rectificación

LA ORGANIZACIÓN rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual se tendrá en cuenta:

  1. El Titular deberá allegar la solicitud al correo electrónico info@serraniagua.org o en medio físico dirigido a la Corporación Serraniagua indicando la actualización y/o rectificación a realizar y aportará la documentación que sustente su petición;

  2. LA ORGANIZACIÓN podrá habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho al Titular, siempre y cuando éstos lo beneficien. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes, los cuales serán informados en el aviso de privacidad y se pondrán a disposición de los interesados en la página web.

 

iv. Petición de supresión de datos

El Titular de los datos personales tiene el derecho de solicitar a LA ORGANIZACIÓN su supresión (eliminación) en cualquiera de los siguientes eventos:

  1. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente

  2. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados

  3. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

 

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por LA ORGANIZACIÓN. Sin embargo este derecho del Titular no es absoluto y en consecuencia LA ORGANIZACIÓN podrá negar el ejercicio del mismo cuando:

  1. El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos

  2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas

  3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

XVI. VIGENCIA

 

La política estará vigente a partir del día primero (01) de febrero del 2019. LA ORGANIZACIÓN se reserva el derecho a modificarlas, en los términos y con las limitaciones previstas en la ley.

 

Las bases de datos administradas por LA ORGANIZACIÓN se mantendrán indefinidamente, mientras desarrolle su objeto, y mientras sea necesario para asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal, particularmente laboral y contable, pero los datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su titular, en tanto esta solicitud no contraríe una obligación legal de LA ORGANIZACIÓN o una obligación contenida en un contrato entre LA ORGANIZACIÓN y el Titular.

 

 

ANGELA MARÍA MONTENEGRO VERA

Representante Legal

Corporación Serraniagua

Carrera 4 No. 8-44

El Cairo, Valle del Cauca, Colombia

info@serraniagua.org

Tel +57-2-2077388

 

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